В случае увольнения сотрудника работодатель обязан выдать ему полный комплект необходимых документов. Однако помимо обязательных документов по письменному требованию работника руководитель должен предоставить справки, расчетные листы и прочие бумаги, которые имели непосредственное отношение к работе служащего.
Рассмотрим, что может входить в пакет документов, которые выдаются сотруднику в его последний рабочий день.
Какие документы и в какой срок необходимо выдать увольняющемуся сотруднику
Обязательный пакет документов, который должен выдаваться каждому увольняющемуся работнику вне зависимости от причины его увольнения, регламентируется законодательными актами Российской Федерации. Обязательными являются следующие бумаги:
- трудовая книжка;
- расчетный лист;
- справка о доходах и удержанных налогах по форме 2-НДФЛ;
- справка о зарплатах за предшествующие 2 года по форме 182Н;
- справки о страховых взносах по формам СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ;
- , если она требовалась для работы на предприятии;
- расчет взносов в ФСС.
Трудовая книжка
Трудовая книжка с записью об увольнении обязана быть выданной сотруднику в день расторжения трудовых отношений.
Для того чтобы подтвердить факт выдачи документа, сотрудник расписывается в журнале учета трудовых книжек и в своей личной карточке.
В том случае, если выдать документ работнику лично невозможно, работодатель обязан направить по домашнему адресу уведомление в письменном виде с предложением выслать трудовую книжку почтой.
Читайте также: Как оплачивается неотгуленный отпуск при увольнении
Расчетный листок несет в себе следующую информацию, которая должна быть донесена руководителем до работника:
- заработная плата и ее составляющие за определенный период времени, полагающиеся сотруднику при увольнении;
- причитающиеся премии и компенсации;
- сумма удержанных из заработной платы денежных средств и основания для удержания;
- общая сумма, начисляемая работнику в день увольнения.
Расчетный лист выдается сотруднику в день его увольнения.
Справка по форме 2-НДФЛ подтверждает доходы работника и сумму удержанных из его заработной платы налогов.
Такой документ пригодится на новом рабочем месте, для банковских работников при подаче заявки на кредит, для оформления налоговых вычетов, компенсации больничного листа и во многих других ситуациях. Оптимальным вариантом станет запрос сразу нескольких копий документа у нынешнего работодателя.
Справка о зарплатах за предыдущие 2 года
Такая справка заполняется по форме 182Н. Она подтверждает доходы работника за предшествующие 2 года.
Те дни, когда страховые взносы с доходов не начислялись, в справке не отображаются. К таким периодам относятся, например, дни болезни или отпуск по уходу за ребенком.
Выдается сотруднику не позднее чем через 3 для после заявления на выдачу документа.
Справки по формам СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ
Такие выписки указывают на страховой стаж, который был получен у определенного работодателя, а также на сумму отчислений в Пенсионный Фонд России.
Читайте также: Может ли генеральный директор написать заявление на увольнение по собственному желанию
СЗВ-М. Справка по форме СЗВ-М содержит в себе данные за последний месяц работы. По письменному заявлению сотрудника работодатель может предоставить справку за любой период работы до 2016 года, поскольку ранее эта выписка не существовала.
СЗВ-СТАЖ. Такая выписка существует с 2017 года и отображает взносы сотрудника за текущий год (в ней указываются данные с начала текущего года до дня увольнения) или со дня трудоустройства и до дня расторжения трудового договора. Ранее такие справки оформлялись по форме РСВ-1.
Выдается сотруднику не позднее чем через 3 для после заявления на выдачу документа.
Медицинская книга
Если для осуществления деятельности работнику требовалась медицинская книга и он предоставлял ее при заключении трудового договора, то в пакет документов, предоставляемых сотруднику при увольнении, входит и этот документ.
Медицинская книжка обязана быть выданной в день расторжения трудового договора.
15.03.2020 Внимание! Документ устарел! Новая версия этого документа
Уволить работника можно только при наличии документов, подтверждающих основание увольнения, например (ст. ст. 78, 79, 80 ТК РФ):
- заявления об увольнении (см. образец 1), если работник увольняется по собственному желанию;
- соглашения о расторжении трудового договора (см. образец 2), если вы расстаетесь с работником по соглашению сторон;
- уведомления об истечении срока действия трудового договора (см. образец 3), если работник трудился по срочному трудовому договору.
- Издать приказ об увольнении (форма N Т-8 или Т-8а) (см. образец 4). В этом приказе обязательно указываются:
- основание увольнения;
- пункт, часть и статья ТК РФ, в соответствии с которой работник увольняется.
На приказе работник должен поставить свою подпись о том, что он с ним ознакомлен.
- На основании приказа надо сделать запись об увольнении в трудовой книжке работника.
- Оформить записку-расчет (форма № Т-61) с указанием всех причитающихся работнику выплат.
- Сделать запись об увольнении в личной карточке работника (форма N Т-2) и ознакомить работника с внесенными в нее данными под роспись (ст. 84.1 ТК РФ).
Документы при увольнении - это пакет документации, касающейся деятельности в конкретной компании. Их работнику выдают в последний день действия трудового договора. Многие считают, что должны получить на руки только трудовую и расчетный лист, но это не так: законодательством утвержден намного более объемный перечень.
Обязательные и необязательные формы документации
На основании ст. 84.1 ТК РФ в день увольнения производят окончательный расчет с работником, а также выдают ему бумаги, отражающие сведения о деятельности человека в этой компании. Перечислим, какие документы нужны при увольнении (их выдают обязательно):
- Трудовая книжка. Оформлять можно накануне дня расторжения договора, выдавать надо лично в руки сотруднику под подпись в последний день работы. Если нет такой возможности, получить согласие на отправление почтой либо хранить в организации до обращения владельца.
- Медицинская книжка (при наличии). Никаких записей в ней делать работодателю нельзя.
- Расчетный лист. В нем перечисляют суммы, заработанные за отработанные в текущем месяце дни, компенсационные выплаты (например, за непредоставленный отпуск), удержанные суммы на основании закона, решений суда, исполнительных листов, прочих оснований.
- Справка о зарплате (форма 182н) за текущий год и 2 предшествующих. Выдается лицом, отвечающим за ведение бухгалтерии в организации, для предоставления новому работодателю или в органы ФСС для начисления пособий по временной нетрудоспособности, в том числе в связи с беременностью и родами.
- Заполненный персональными данными сотрудника раздел 3 расчета по страховым взносам. Оформляется с начала квартала до даты расторжения трудового договора.
- Выписка из формы СЗВ-СТАЖ. Заполнять в ней графу 14 необходимо только в том случае, если расторжение трудового договора производится 31 декабря. В остальных случаях этот столбец остается пустым. Разделы 4 и 5 формы не заполняют, если расторжение контракта не связано с выходом на пенсию.
- Выписка из формы СЗВ-М, составленная на уходящего работника, за текущий месяц.
По заявлению увольняющегося работодатель должен предоставить:
- форму 2-НДФЛ, где указывают сведения о доходах с начала года по дату его увольнения;
- справку о среднем заработке, если человек планирует в ближайшее время обращаться за пособием по безработице;
- копию формы СПВ-2 (сведения о застрахованном стаже для установления пенсии), если работник уходит на пенсию по возрасту, по инвалидности, по иным основаниям. Оригинал в 10-дневный срок после получения заявления об уходе на пенсию направляют в ПФР;
- копии приказов о приеме, увольнении, переводах, несчастных случаях на производстве, иных распоряжениях и актах, касающихся деятельности сотрудника.
Обратите внимание: документы при увольнении по соглашению сторон или по иным причинам выдаются на общих основаниях. Чтобы избежать конфликтов и споров, необходимо все бумаги подписать у руководства, а при наличии печати — проштамповать их. Если выдаются копии, их необходимо заверять в общепринятом порядке.
Нередко бывает, что работник теряет документы, а потом обвиняет работодателя в том, что их не получил. Чтобы избежать таких ситуаций, рекомендуем составить некую справку-подтверждение, в которой дать список документов при увольнении: перечислить все формы и копии бумаг, выдаваемых на руки работнику. Такой импровизированный отчет обязательно должен подписать работник с указанием даты ознакомления и получения документов. Кроме того, не забудьте попросить работника расписаться за получение трудовой и санитарной книжек в журналах их учета, а в отношении формы СЗВ-М закон обязывает получить с сотрудника расписку о получении этого документа.
Справки, выдаваемые работодателем увольняющемуся работнику
Законодательством предусмотрена обязанность работодателя выдавать работнику при увольнении определенные справки. Одни справки выдаются обязательно, другие — по запросу работника.
Порядок выдачи документов (их копий), связанных с работой, регулируется ст. 62 ТК РФ. По правилам данной статьи работник должен представить работодателю письменное заявление, содержащее запрос на получение соответствующих справок, документов или их копий. В свою очередь, работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи такого заявления выдать работнику:
- копии документов, связанных с работой (приказов о приеме на работу, переводе на другую работу, увольнении);
- выписки из трудовой книжки;
- справки о заработной плате, начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, периоде работы у данного работодателя и др.
Документы по запросу работника оформляются разными службами организации: справки по форме 2-НДФЛ, о заработной плате, начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование выдает бухгалтерия, а справку о периоде работы у данного работодателя — отдел кадров.
Приведем образец заполнения письменного запроса о выдаче справок .
Рассмотрим детально порядок выдачи отдельных справок.
Справка о сумме заработка за два календарных года, предшествующие году прекращения работы
Согласно п. 3 ч. 2 ст. 4.1 Федерального закона от 29.12.2006 N 255-ФЗ "Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством" работодатель обязан выдавать застрахованному лицу в день прекращения работы справку о сумме заработка за два календарных года, предшествующих году прекращения работы (службы, иной деятельности) или году обращения за справкой о сумме заработка, и текущий календарный год, на которую были начислены страховые взносы, и количестве календарных дней, приходящихся в указанном периоде на периоды временной нетрудоспособности, отпуска по беременности и родам, отпуска по уходу за ребенком, период освобождения работника от работы с полным или частичным сохранением заработной платы в соответствии с законодательством РФ, если на сохраняемую заработную плату за этот период страховые взносы в ФСС не начислялись.
Справка о сумме заработка за два календарных года, предшествующие году прекращения работы (службы, иной деятельности), составляется по форме, утвержденной Приказом Минтруда России от 30.04.2013 N 182н.
Сведения о начисленных и уплаченных страховых взносах
Согласно абз. 3 п. 4 ст. 11 Федерального закона N 27-ФЗ в день увольнения застрахованного лица или в день прекращения договора гражданско-правового характера, на вознаграждение по которому в соответствии с законодательством РФ начисляются страховые взносы, страхователь обязан передать застрахованному лицу сведения, предусмотренные абз. 1 данного пункта, и получить от него письменное подтверждение передачи ему этих сведений.
Необходимая информация содержится в разд. 6 "Сведения о сумме выплат и иных вознаграждений и страховом стаже застрахованного лица" расчета по форме РСВ-1 ПФР (утв. Постановлением Правления ПФР от 16.01.2014 N 2п). В этом разделе указываются сведения о работнике за отчетный период, в котором тот уволился: с начала текущего года по дату увольнения.
При представлении сведений следует руководствоваться Инструкцией о порядке ведения индивидуального (персонифицированного) учета сведений о застрахованных лицах, утвержденной Приказом Минздравсоцразвития России от 14.12.2009 N 987н (далее — Инструкция N 987н).
Для выполнения требования абз. 3 п. 4 ст. 11 Федерального закона N 27-ФЗ и п. 35 Инструкции N 987н (получить от работника письменное подтверждение того, что ему передали сведения) можно предусмотреть подпись работника на экземпляре разд. 6 расчета по форме РСВ-1 ПФР, который остается в организации. Зафиксировать передачу работнику сведений можно также в журнале учета выданных справок.
Справка о среднем заработке
Справка о среднем заработке за последние три месяца по последнему месту работы необходима бывшему работнику в том случае, если после увольнения он не может трудоустроиться. В такой ситуации гражданин имеет право встать на учет в центре занятости (п. 2 ст. 3 Закона РФ N 1032-1). Указанная справка нужна для определения размера пособия по безработице (п. 1 ст. 33 Закона РФ N 1032-1).
Постановлением Правительства РФ от 07.09.2012 N 891 были утверждены Правила регистрации граждан в целях поиска подходящей работы, а также Правила регистрации безработных граждан.
Справка о среднем заработке за последние три месяца включена в пакет документов, необходимых при постановке гражданина на регистрационный учет, а также для выплаты ему пособия по безработице (п. п.
Справки при увольнении
4, 7 Правил регистрации граждан в целях поиска подходящей работы, п. 4 Правил регистрации безработных граждан).
Для получения справки работнику нужно подать заявление. Причем он может обратиться за данной справкой уже после увольнения. Приведем образец такого заявления.
Что касается формы справки, на законодательном уровне она не утверждена. Составляя ее в произвольной форме, работодатели не всегда указывают всю необходимую центру занятости информацию.
Для обеспечения единых подходов при постановке граждан на регистрационный учет в целях поиска подходящей работы Минтруд Письмом от 15.08.2016 N 16-5/В-421 направил для использования в работе рекомендованную форму справки о среднем заработке за последние три месяца по последнему месту работы.
- наименование организации (ИНН, код ОКВЭД);
- средний заработок за последние три месяца цифрами и прописью;
- продолжительность оплачиваемой работы за последние 12 месяцев, а также сведения об условиях работы (полном или неполном рабочем дне);
- информация о наличии в течение 12 месяцев, предшествовавших увольнению, периодов, не включенных во время оплачиваемой работы (отпуска по уходу за ребенком до достижения им возраста полутора или трех лет, отпуска без сохранения заработной платы, времени простоя, времени вынужденного прогула по вине работника, временной нетрудоспособности, в том числе отпуска по беременности и родам, и других периодов, когда заработная плата не выплачивалась);
- основание для выдачи справки (лицевые счета, платежные документы);
- подписи руководителя и главного бухгалтера организации, печати организации.
На что следует обратить внимание при заполнении справки в ситуации, когда сотрудник работал в организации на условиях неполного рабочего времени? В рекомендованной Минтрудом форме справки содержится специальное поле для указания информации о работе на условиях неполного рабочего дня (недели). При этом следует отразить:
- количество рабочих часов в день и количество рабочих дней;
- период привлечения к работе на таких условиях;
- статью ТК РФ, на основании которой установлен неполный рабочий день (неделя).
Если работодатель будет оформлять справку не по рекомендованной форме, соответствующую информацию также надо указать.
Если справка оформляется по форме, утвержденной в регионе, возможно, потребуется информация о периодах работы на условиях неполного рабочего времени с пересчетом на полный рабочий день (неделю).
Например, если сотрудник работал на условиях неполного рабочего времени четыре часа в день (20 часов в неделю при нормальной продолжительности рабочей недели 40 часов), в результате пересчета получится 1/2 недели.
Когда нужно выдать справку о среднем заработке, если работник представил заявление в день увольнения? По правилу, установленному ст. 62 ТК РФ, на основании письменного заявления работника работодатель обязан выдать ему копии документов, связанных с работой (в том числе справки о заработке), в течение трех рабочих дней. Однако согласно ст. 84.1 ТК РФ, которой руководствуются при оформлении прекращения трудовых отношений, в день расторжения трудового договора работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку, произвести с ним расчет, а также по его письменному заявлению выдать заверенные надлежащим образом копии документов, связанных с работой. Поскольку к таким документам относится и справка о заработке, при наличии заявления работника выдать ее надо в день увольнения.
Предоставление работнику справки о полученных доходах по форме 2-НДФЛ
Согласно п. 3 ст. 230 НК РФ налоговые агенты выдают физическим лицам по их заявлениям справки о полученных доходах и удержанных суммах налога по форме, утвержденной федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным по контролю и надзору в области налогов и сборов. В настоящее время действует форма справки 2-НДФЛ, утвержденная Приказом ФНС России от 30.10.2015 N ММВ-7-11/485@.
Как видим, НК РФ установлена обязанность работодателя выдавать справку по форме 2-НДФЛ только по заявлению работника.
В Письме от 21.06.2016 N 03-04-05/36096 Минфин уточнил, что НК РФ не предусмотрена ответственность налогового агента за невыдачу указанной справки.
Вместе с тем чиновники финансового ведомства отметили, что обязанность предоставления документов, связанных с работой (в том числе справки о полученных доходах и удержанных суммах НДФЛ), установлена в ст. 62 ТК РФ.
Вывод о том, что вопрос предоставления налоговым агентом физическому лицу справки по форме 2-НДФЛ относится к правоотношениям между работодателем и работником, содержится и в Письме Минфина России от 26.08.2016 N 03-04-05/50030.
Финансисты обратили внимание, что установление срока выдачи налоговым агентом физическим лицам справок о полученных доходах не относится к предмету правового регулирования НК РФ.
Увольняющемуся работнику справку 2-НДФЛ нужно выдать в последний день работы (ст. 84.1 ТК РФ).
В заключение перечислим основные правила предоставления увольняющемуся работнику справок:
- документы, связанные с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику бесплатно;
- в обязательном порядке при увольнении работнику выдаются справка о сумме заработка за два календарных года, предшествующие году прекращения работы, и сведения о начисленных и уплаченных страховых взносах;
- работодатель должен получить от увольняющегося работника письменное подтверждение передачи ему сведений о начисленных и уплаченных страховых взносах;
- справка по форме 2-НДФЛ, справка для службы занятости о среднем заработке и другие справки выдаются по письменному запросу работника;
- все справки необходимо выдать работнику в день увольнения.
Только если документы при увольнении оформлены без ошибок, бухгалтер сможет своевременно рассчитаться с работником. Образцы всех документов при увольнении есть в статье. Их можно скачать.
Если с работником приходится расставаться, ваша задача - правильно рассчитать последние выплаты . И это, как правило, не только зарплата. Если сотрудник использовал не все дни своего отпуска, ему нужно выплатить компенсацию за неиспользованные дни. Причем не только за текущий год, но и за все предыдущие. Ведь отпуска за прошлые годы никоим образом не сгорают.
И зарплата, и компенсация за отпуск полагаются сотруднику независимо от основания увольнения и от того, какие еще выплаты ему причитаются. При этом сотрудник может и перегулять отпуск. Тогда, напротив, с него нужно удержать излишне выплаченные ему суммы.
Сотруднику может полагаться и специальное выходное пособие при увольнении по соглашению сторон. Это если стороны договариваются расторгнуть трудовой договор по обоюдному согласию с выплатой отступных.
Наконец, совершенно особая тема - сокращение штата . В данной ситуации сотруднику в любом случае нужно выплатить выходное пособие в размере среднемесячного заработка. А возможно, еще и заработок за второй и третий месяцы, а также дополнительную компенсацию за досрочное увольнение.
Все эти выплаты, кроме заработка за второй и третий месяцы при сокращении, нужно выплатить в последний рабочий день. А чтобы успеть в срок, должны быть в порядке и все кадровые документы, за которые в небольших компаниях тоже отвечает бухгалтер.
В этой статье вы найдете образцы всех необходимых кадровых документов, в том числе и трудовой книжки, которую также нужно обязательно выдать в последний рабочий день. Иначе компанию могут оштрафовать за нарушение трудового законодательства.
Заявление на увольнение
Форма заявления - произвольная. Главное, чтобы оно было письменным и подписано сотрудником. Поскольку никаких ограничений к оформлению заявления законодательством не предусмотрено, сотрудник может написать его от руки, напечатать на компьютере или заполнить на типовом бланке работодателя (ч. 1 ст. 80 ТКРФ , определение Конституционного суда РФ от 22 марта 2011 г. № 394-О-О).
Увольнять работника по собственному желанию без его письменного заявления, переданного непосредственно работодателю, неправомерно (см., например, апелляционные определения Свердловского областного суда от21 февраля 2014г. №33–2187/2014 , Белгородского областного суда от20 августа 2013г. №33–2622). Отсчет двухнедельного срока начинается на следующий день после того, как работодатель получил заявление работника об увольнении.
Пример
Менеджер ООО «Альфа» А. С. Кондратьев написал заявление об увольнении по собственному желанию в пятницу, 21 июля 2017 года, но передал его в службу персонала только в понедельник, 24 июля 2017 года. По договоренности с работодателем сотрудник отрабатывает срок, установленный законом, - две недели. Течение срока предупреждения начинается со дня, следующего за днем извещения сотрудником работодателя, то есть со вторника, 25 июля. Последний день срока предупреждения, а следовательно и дата увольнения, приходится на понедельник, 14 августа 2017 года. В этот день Кондратьеву нужно выдать трудовую книжку, иные необходимые документы и произвести с ним окончательный расчет. Выходные и нерабочие праздничные дни срок предупреждения об увольнении не продлевают.
При этом Трудовой кодекс РФ вовсе не требует, чтобы все эти две недели работник находился на своем рабочем месте. То есть отрабатывать их вовсе не обязан. Так, по его письменному заявлению ему могут быть предоставлены неиспользованные отпуска с последующим увольнением (за исключением случаев увольнения за виновные действия). При этом днем увольнения считается последний день отпуска. Однако предоставление отпуска - право, а не обязанность работодателя.
Кроме того, работник может заболеть во время этих двух недель. Это также никак не отодвигает дату увольнения. Как и праздничные дни. Например, дата на заявлении - 31 декабря. Значит, последний рабочий день - 14 января. Но здесь действует правило переноса выходных дней: так, если последний день срока приходится на нерабочий день, то днем его окончания считается ближайший следующий за ним рабочий день (ст. 14 ТКРФ).
Двухнедельный срок также не прерывается на периоды командировки и иные подобные периоды.
В некоторых случаях двухнедельный срок при увольнении может не соблюдаться, это обусловлено невозможностью продолжения сотрудником работы, например, при зачислении в образовательное учреждение, выходе на пенсию. В этом случае работодатель обязан расторгнуть трудовой договор в срок, указанный в заявлении работника.
В других случаях, установленных трудовым законодательством, работник имеет право расторгнуть договор и в более короткие сроки. Например, работник, заключивший трудовой договор на срок до двух месяцев, вправе уволиться по собственному желанию до истечения срока действия трудового договора, предупредив работодателя об этом не позднее чем за три календарных дня. Такой порядок увольнения прописан в статье 292 Трудового кодекса РФ.
Обходной лист при увольнении
Обходной лист - документ, который не обязательно оформлять при увольнении работника. Тем не менее его составляют большинство компаний.
Зачем нужен обходной лист. Во-первых, с помощью обходного листа работодатель может доказать, что выдал работнику на руки трудовую книжку в последний день его работы. Задерживать ее у себя компания не вправе ни на один день в любом случае. Иначе придется выплатить работнику заработок за все время задержки (ст. 234 ТКРФ).
Во-вторых, работодатель в обходном листе обычно указывает факт возврата или невозврата ему материальных ценностей (в том числе денег, например, подотчетных), а также иных предметов и документов, полученных работником при приеме на работу или позже.
В-третьих, обходной лист может пригодиться, если работник, уже уволившись из компании, захочет восстановиться на работе.
Допустим, сотрудник утверждает, что его подпись на заявлении об увольнении по собственному желанию или по соглашению сторон недействительна (подделана, поставлена под давлением и т. д.). Либо заявления вообще не могут найти. Работодатель в таком случае может доказать факт увольнения с помощью обходного листа.
А иногда бывшие сотрудники пытаются доказывать незаконность увольнения тем, что обходной лист вообще не оформляли. Судьи такие аргументы не принимают (определение Московского городского суда от26 февраля 2014г. №4г/5–1433/2014). Но лучше иметь этот документ, чтобы не давать конфликтным сотрудникам лишних поводов для спора.
Что нужно предусмотреть в обходном листе. Прежде всего укажите в документе фамилию сотрудника, в каком подразделении он работал и на какой должности. Также отразите дату приему на работу и дату увольнения.
Обязательно зафиксируйте причину увольнения. Были случаи, когда сотрудники пытались доказывать, что их уволили незаконно. Но судьи отмечали, что поскольку приказ и обходной лист подписаны лично и никаких оговорок о несогласии с увольнением нет, то оно законно (апелляционное определение Московского городского суда от8 ноября 2013г. поделу №11–36841). Конечно, это при условии, что нет других веских доказательств незаконного увольнения.
Передал дела, сдал все отчеты и т. д. ;
Самостоятельно разработанную форму, в которой есть все необходимые реквизиты (ч. 2 ст. 9 Закона от6 декабря 2011г. № 402-ФЗ).
Если срок предупреждения закончился, а приказ об увольнении по каким-то причинам издан не был (при этом сотрудник не настаивает на увольнении), трудовые отношения с ним продолжаются (ч. 6 ст. 80 ТКРФ).
Какие документы нужно выдать работнику при увольнении
В последний день работы сотрудника рассчитайтесь с ним и выдайте ему:
Трудовую книжку;
Справку о сумме заработка по форме, утвержденной приказом Минтруда России от30 апреля 2013г. №182н ;
Иные документы (по письменному заявлению сотрудника).
Трудовая книжка
Запись об увольнении по собственному желанию в трудовой книжке обычно формулируют так: «Трудовой договор прекращен по инициативе работника, пункт 3 части 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации» (образец приведен ниже). Так как запись об увольнении в трудовую книжку вносится со ссылкой на соответствующий пункт части первой статьи 77 Трудового кодекса РФ (п. 15 Правил , утв. постановлением Правительства РФот16 апреля 2003г. №225).
Запись об увольнении в трудовой книжке (образец)
Подробнее читайте в статье: "Образец заполнения трудовой книжки ".
Бывает, в день увольнения выдать трудовую книжку и другие документы сотруднику невозможно. К примеру, он отказывается получать бумаги или вовсе отсутствует. Тогда составьте специальное уведомление и направьте его сотруднику. Письмом с уведомлением или другим способом, позволяющим доказать факт отправки. В уведомлении укажите, что он должен явиться за трудовой книжкой или дать согласие на то, чтобы ее отправили по почте.
Сформулировать просьбу можно, например, так, как показано в нашем образце ниже.
Уведомление с просьбой явиться за трудовой книжкой
В уведомление вы также можете вписать и другие документы: справку о сумме заработка и все те бумаги, которые сотрудник ранее затребовал в письменной форме.
Со дня, в который выслано уведомление, организация освобождается от ответственности за несвоевременную выдачу трудовой книжки. Об этом говорится в части 6 статьи 84.1 Трудового кодекса РФ.
Если сотрудник, получив уведомление, даст согласие на отправку трудовой книжки по почте, сделайте это. Согласие сотрудника должно быть выражено в письменной форме. Такие разъяснения содержатся в письме Минтруда России от10 апреля 2014г. №14–2/ ООГ-1347 .
Если же работник так и не придет и ничего вам не ответит, оставьте трудовую книжку в компании на хранении до востребования, но не менее 75 лет (п. 664 Перечня , утв. приказом Минкультуры России от25 августа 2010г. №558). Выдавать трудовую книжку кому-либо, кроме самого работника, можно только в одном случае - если есть нотариальная доверенность.
При других обстоятельствах - нельзя, даже если сотрудник сам просил это сделать по телефону или письменно.
Справка о заработке и исключаемых периодах
Такую справку компания должна выдать строго в день увольнения и без всякого заявления со стороны работника (п. 3 ч. 2 ст. 4.1 Федерального закона от 29 декабря 2006 г. № 255-ФЗ). Иначе в случае болезни на новой работе сотрудник получит совсем маленькое пособие, так как средний заработок в расчетном периоде окажется неполным.
Кроме того, принципиальный работник может сообщить о задержке документа в трудовую инспекцию, а она в свою очередь оштрафовать организацию на сумму до 50 000 руб., руководителя - до 5000 руб. (ст. 5.27 КоАП РФ). И будет права, так как законодательство о социальном страховании относится к трудовому (ч. 2 ст. 1 ТКРФ).
Справку нужно заполнять от руки черными или синими чернилами (шариковой ручкой) либо на компьютере. На документе должна стоять подпись руководителя и главбуха, а также круглая печать компании. При этом подчистки и исправления не допускаются.
И вот еще что: в справке надо отражать только те доходы работника, на которые были начислены страховые взносы на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством. А такие взносы начисляют в пределах лимита, действовавшего в конкретном году. Таким образом, в справке по строке «2014 год» можно указать сумму не более 718 000 руб. За 2015 год максимум составлял 670 000 руб.
Прочие документы
Персонифицированная отчетность. Компания при увольнении должна выдать бумажную копию индивидуальных сведений каждому работнику на руки - раздела 6 расчета по форме РСВ-1 ПФР и . Таково требование пункта 4 статьи 11 Федерального закона от 1 апреля 1996 г. № 27-ФЗ
2-НДФЛ . Эти справки компания должна выдавать только по просьбе работника. Не важно, продолжает он трудиться или уходит из организации (
